pentingnya komunikasi dalam perpustakaan

MAKALAH KELOMPOK

PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM DUNIA PERPUSTAKAAN

Di Susun Oleh Kelompok 7 :

ST. UMMU SALAMAH

TENRI AMPA

ST. KHADIJA JAFFAR

TEKKA BANCIN

SYAHWATI

SYAHWAL

SAMSUL ALAM

SYAMSURIADI

KATA PENGANTAR

الحمد لله ربّ العالمين والصلاة والسلام على اشرف الأنبيآء والمرسلين سيّدنا محمّد وعلى آله واصحابه أجمعين. أمّا بعد

Puji syukur kita haturkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat-Nya makalah ini dapat terselesaikan dengan baik, adapun tema tugas ini adalah pentingnya komunikasi dalam dunia perpustakaan.

Makalah ini mengkaji tentang betapa pentingnya suatu komunikasi itu dalam suatu lembaga salah satunya adalah perpustakaan. Secara etimologi (bahasa), kata”komunikasi” berasal dari bahasa inggris “comunication” yang mempunyai akar kata dari bahasa latin “comunicare” (weekley,1967:338). Sedangkan perpustakaan itu sendiri berasal dari kata pustaka, yang berarti kitab, buku-buku. Kemudian kata pustaka mendapat awalan per dan akhiran an, menjadi perpustakaan. Dalam makalah ini kami akan mengupas habis tentang komunikasi dan perpustakaan yang kemudian kami menggabungkannya sekaligus kami angkat menjadi tema yaitu pentingnya komunikasi dalam dunia perpustakaan.

Dalam penyusunan makalah ini, penyusun merasa masih banyak kekurangan-kekurangan baik pada teknik penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki penyusun. Penyusun menerima saran dan kritik yang bersifat membangun dan dapat lebih menyempurnakan makalah ini. Anda dapat mengirimkan saran dan kritik anda ke alamat email ini: tbancin@gmail.com, Semoga Allah SWT senantiasa memberikan hidayahnya, Amin.

Makassar, 20 November 2012

                        Kelompok 7

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PEMBAHASAN

A.    Pentingnya Komunikasi dalam Dunia Perpustakaan

B.     Peningkatan Kemampuan Berkomunikasi di Perpustakaan

C.     Melakukan Simulasi Kemampuan Berkomunikasi di Perpustakaan

D.    Etika dalam Layanan Perpustakaan

E.     Keterampilan Berkomunikasi yang Perluh di Tingkatkan

BAB II PENUTUP

A.    Kesimpulan

B.     Saran

REFERENSI

BAB I

PEMBAHASAN

A.    Pentingnya Komunikasi dalam Dunia Perpustakaan

Komunikasi merupakan bagian penting yang mendukung keberadaan suatu organisasi termasuk perpustakaan. Tanpa adanya komunikasi dalam organisasi, maka semua pihak hampir tidak mungkin bekerjasama satu sama lain. Demikian pula, suatu koordinasi tidak mungkin dapat dilakukan tanpa adanya komunikasi. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi sangatlah penting, bukan hanya di lingkungan organisasi saja tetapi di seluruh aspek kehidupan. Tanpa adanya komunikasi akan membuat suatu organisasi menjadi hancur. Selanjutnya kerjasama juga tidak mungkin dilakukan apabila orang tidak ada yang mengkomunikasikan kebutuhan dan perasaannya kepada orang lain. Contohnya, jika sebuah unit perpustakaan yang dikelolah tidak dengan mekanisme yang benar, misalnya tidak ada peraturan untuk pengguna, tidak ada sanksi atas pelanggaran, tidak ada pembagian tugas yang tegas antar pegawai, kemudian masing-masing staf bekerja sendiri-sendiri, maka dapat dipastikan bahwa organisasi perpustakaan tersebut tidak akan berjalan dengan baik.

Berbagai bentuk komunikasi akan tercipta dalam perpustakaan, misalnya komunikasi formal berdasarkan struktur jabatan(struktural). Sebagai contoh komunikasi antara bawahan dan atasan atau antara pejabat dalam hal kedinasan. Dalam konsep ini umumnya sering terjadi masalah atau hambatan komunikasi, oleh karena itu Henry Fayol dalam Fred Luthan (1981) membuat konsepsi Jembatan Fayol untuk mengatasi hambatan komunikasi formal dalam suatu organisasi.

B.     Peningkatan Kemampuan Berkomunikasi di Perpustakaan

Kemampuan berkomunikasi sangatlah penting dalam pengembangan perpustakaan terutama dalam peningkatan pelayanannya. Oleh karena itu sangat diperlukan peningkatan kemampuan komunikasi bagi seluruh staf perpustakaan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melakukan komunikasi yang efektif. Untuk meningkatkan komunikasi yang efektif ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, yakni peningkatan kemampuan mendengarkan, peningkatan kemampuan berkomunikasi dengan pengguna perpustakaan, peningkatan komunikasi nonverbal,dan melakukan simulasi kemampuan berkomunikasi di perpustakaan.

1. Peningkatan Kemampuan Mendengarkan

Mendengar dengan mendengarkan memiliki perbedaan arti. Mendengar merupakan aktivitas yang bersifat pasif, sedangkan mendengarkan merupakan aktivitas yang bersifat aktif. Kemampuan mendengarkan merupakan kemampuan untuk memahami perasaan, keinginan, dan aspirasi orang lain, baik untuk hubungan ke dalam (komunikasi antar pegawai) maupun ke luar (komunikasi antara pegawai dengan pengguna perpustakaan). Untuk keberhasilannya, setiap petugas perpustakaan harus belajar atau menyiapkan diri mampu mendengarkan ide dan masalah orang lain dengan baik dan tulus. Jadi, akan sangat baik jika semua pegawai perpustakaan memiliki kemampuan mendengarkan, sehingga diharapkan dapat menekan ketidakmampuan mendengarkan secara bijaksana.

Syarat seorang pustakawan mempunyai kemampuan mendengarkan, yakni:

-Mampu mengungkapkan keinginan pengguna, terutama dalam pelayanan referensi dan          penelusuran informasi.

-Mampu memahami pandangan seseorang, tingkah laku, perasaan dan rasa kekhawatiran.

- Mampu menyerap informasi sebagai bahan membuat keputusan.

- Mampu menangkap umpan balik tentang penampilan diri seseorang.

2. Peningkatan Kemampuan Berkomunikasi dengan Pengguna Perpustakaan

Kemampuan berkomunikasi secara efektif dan efisien bagi petugas perpustakaan sangatlah penting. Berkomunikasi dengan pengguna perpustakaan melibatkan interaksi sosial yang kompleks, baik verbal maupun nonverbal. Misalnya kemampuan mengkomunikasikan bagaimana menelusur informasi dengan menggunakan salah satu program komputer, bisa menemukan lokasi buku yang ada di perpustakaan dengan cepat; dan dapat menggunakan teknologi informasi yang baru. Oleh karena itu, dalam hal ini, seorang pustakawan harus mampu berkomunikasi secara verbal dan nonverbal untuk berkomunikasi seperti ini.

C.     Melakukan Simulasi Kemampuan Berkomunikasi di Perpustakaan

Seorang pimpinan ataupun staf perpustakaan yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik akan cenderung lebih berhasil dibanding mereka yang lemah dalam berkomunikasinya. Oleh karena itu, untuk pengembangan karier di perpustakaan baik sebagai pimpinan ataupun staf, maka harus dimulai dari pengembangan kemampuan berkomunikasi. Salah satu kegiatan dalam meningkatkan kemampuan komunikasi antarpribadi adalah dengan melakukan simulasi. Berikut adalah tahapan kegiatan simulasi peningkatan kemampuan berkomunikasi, yakni:

I. Merumuskan ide-ide kegiatan yang akan dilakukan

Perumusan ide tersebut dapat dilakukan dengan diskusi antar anggota kelompok atau peserta pelatihan, mendengarkan ceramah, mendengarkan rekaman kegiatan tertentu, atau melihat sebuah tayangan film maupun video yang berhubungan dengan keterampilan komunikasi tertentu.

II. Melakukan deskripsi situasi masalah

Pada tahap ini, situasi masalah dijabarkan untuk memberi gambaran kepada peserta kelompok yang akan memerankan seseorang pada kondisi tertentu. Deskripsi situasi masalah ini tidak hanya penting apabila peserta kelompok tersebut terjun ke tempat kerja sebenarnya, agar mereka dapat mengantisipasi situasi apapun yang akan timbul.

III. Melakukan pemberian umpan balik

Interaksi yang dilakukan dalam komunikasi ini diharapkan dapat direkam secara audio-visual. Keuntungannya, kita dapat memutar kembali hasil rekaman tersebut sehingga kita melihat bukti nyata apakah peserta kelompok telah ada kemajuan dari upaya-upaya peningkatan komunikasi.

D.    Etika dalam Layanan Perpustakaan

Pelayanan perpustakaan saat ini, tidak terbatas layanan informasi yang secara fisik ada di gedung perpustakaan. Perubahan / perkembangan teknologi yang begitu cepat, membuat layanan perpustakaan juga berkembang. Hal ini juga mempengaruhi interaksi / komunikasi antara pustakawan dan penggunanya. Kita perlu mengenal sasaran / pengguna perpustakaan baik yang berkunjung ke perpustakaan secara langsung maupun pengguna perpustakaan yang mengakses informasi melalui internet / fasilitas elektronik, media komunikasi yang tersedia harus dikuasai sehingga pustakawan dapat mempromosikan informasi yang tersedia. Pustakawan perlu mengadakan pengkajian tujuan pesan komunikasi agar dapat memberdayakan informasi secara lebih optimal. Setelah itu perlu menyadari peran komunikator dalam komunikasi, sebagai daya tarik sumber dan kredibilitas sumber.
Interaksi pustakawan pada penggunanya paling kelihatan adalah dalam pelayanan peminjaman buku. Tugas ini sangat berat dan penuh tantangan, berbagai jenis sifat manusia, budaya, dan latar belakang sosial bersatu, ingin mendapatkan layanan yang terbaik dari pustakawan. Sekalipun fasilitas yang tersedia di perpustakaan belumlah ideal, pustakawan tidak boleh semakin merendahkan citra perpustakaan yang tidak begitu bagus.
Justru dengan interaksi yang menyentuh hati, kita dapat menciptakan citra yang berbeda. Memang harus kerja ekstra keras, tapi itu yang harus kita lakukan bila kita ingin dihargai.

Perpustakaan harus memiliki:
1. Empati: kemauan untuk mengerti orang lain
2. Percaya diri
3. Ketulusan untuk berhubungan dengan orang lain
4. Keramahan, rasa simpati, dan sikap hormat
     White and Blackley memberikan kiat yang dapat kita pakai dalam pelayanan perpustakaan. P-E-R-S-O-N-A-L-I-T-Y

P – Pleasantness, good manner, smile are natural assets
Sikap yang gembira, sopan santun, dan senyum senantiasa harus menjadi penampilan pustakawan setiap saat dalam melayani pengguna. Hal ini adalah aset yang tidak ada habisnya bagi industri jasa.
E – Eagerness to help others, with a liking for people and willingness to serve them
Bersemangat / berkeinginan yang kuat untuk membantu dan menyukai orang lain, bergaul dan rela / bersedia melayani orang lain. Memuaskan orang merupakan kebahagiaan kita
R – Respect for other people, courtesy costs nothing
Menghormati dan menghargai orang lain, memberikan respon yang sama terhadap setiap orang yang datang.
S – Sense of responsibility is realization that what one does says is important
Rasa tanggungjawab yang besar merupakan realisasi apa yang kita katakan kepada pengguna adalah penting.
O – Orderly mind is essential for methodical and accurate work
Petugas layanan harus mempunyai cara berpikir yang teratur dan terorganisasi untuk melakukan pekerjaan dengan metode yang baik dan tingkat ketepatan yang tinggi.
N – Neatness indicates pride in self and job
Kerapian merupakan bukti bahwa kita bangga dengan diri kita sendiri dan pekerjaan kita. Penampilan akan tampak bercahaya.
A – Accuracy in everything done is paramount important
Ketepatan / ketelitian dalam tiap hal yang dikerjakan merupakan nilai yang sangat penting. Sikap tersebut akan memberikan kepuasan dan peningkatan penghargaan.
L – Loyalty to both management and colleaques make good teamwork
Bersikap setia pada manajemen dan rekan kerja merupakan kunci keberhasilan dari kerjasama tim.
I – Intellegence use of common sense at all times
Menggunakan akal sehat dan intelektual dalam memahami orang lain akan mengasah perasaan dan intuisi kita terhadap apa yang tersirat dalam benak pihak lain saat berinteraksi.
T – Tact saying and doing the right thing at the right time
Bicara dengan bijaksana dan melakukan yang benar pada waktu yang tepat merupakan ciri kepribadian yang kuat.
Y – Yearning to be a good service clerk and love of work is essential
Bersedia memberi yang terbaik dan berkeinginan yang kuat untuk menjadi pelayan yang baik, serta mencintai pekerjaan.

E.     Keterampilan Berkomunikasi yang Perluh di Tingkatkan

1. Dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan tidak membingungkan
2. Menciptakan kesan positif
3. Menciptakan iklim kerja yang baik sehingga mampu meningkatkan citra institusi

BAB II

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Komunikasi merupakan bagian penting yang mendukung keberadaan suatu organisasi termasuk perpustakaan. Tanpa adanya komunikasi dalam organisasi, maka semua pihak hampir tidak mungkin bekerjasama satu sama lain, Demikian pula, suatu koordinasi tidak mungkin dapat dilakukan tanpa adanya komunikasi. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi sangatlah penting, bukan hanya di lingkungan organisasi saja tetapi di seluruh aspek kehidupan. Tanpa adanya komunikasi akan membuat suatu organisasi menjadi hancur.

Kemampuan berkomunikasi sangatlah penting dalam pengembangan perpustakaan terutama dalam peningkatan pelayanannya. Oleh karena itu sangat diperlukan peningkatan kemampuan komunikasi bagi seluruh staf perpustakaan.

B.     Saraan

Berkat ridho Allah Swt kami dapat menyelesaikan tugas ini dengan semaksimal mungkin, tapi bukan berarti apa yang telah kami kerjakan ini sudah sempurna dimata teman-teman, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya. Untuk itulah dengan segala kerendahan hati agar sekiranya teman-teman bersedia memberikan saran dan masukannya yang bersifat membangun kepada kami agar kelak kami dapat memperbaikinya dengan sebaik-baiknya.

REFERENSI

1.    Mahmud Mufid, M.si, komunikasi dan regulasi penyiaran, Jakarta: atas kerja sama dengan UIN press, 2007.

2.    Sutarno NS, perpustakaan dan masyarakat, Jakarta: Sagung Seto, 2006