bancintkka.blogspot.com

Selasa, 20 November 2012


PERANAN KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN PERPUSTAKAAN

BAB I PENDAHULUAN

PERANAN KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN PERPUSTAKAAN

Perpustakaan sebagai suatu organisasi tidak lepas dengan adanya komunikasi. Komunikasi merupakan prinsip dasar terjadinya aksi dan reaksi dalam kehidupan manusia termasuk dalam berorganisasi seperti di lingkungan perpustakaan. Makin jelas dan efektif berlangsungnya komunikasi makin banyak pula informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu keberadaan perpustakaan sebagai unit informasi membutuhkan bentuk komunikasi yang efektif dan efisien untuk berjalannya organisasi tersebut dengan baik.
Dalam etika layanan perpustakaan, komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Hampir semua aktivitas pelayanan dan kerja di lingkungan perpustakaan yang terjadi dalam keseharian tidak terlepas dari interaksi / komunikasi dalam berbagai cara baik secara verbal, tulisan, gestural, ataupun bentuk komunikasi lainnya. Namun, ada banyak pengertian atau pemahaman tentang komunikasi itu sendiri, sehingga perlu adanya kesatuan persepsi.
Pelayanan perpustakaan saat ini, tidak terbatas layanan informasi yang secara fisik ada di gedung perpustakaan. Perubahan / perkembangan teknologi yang begitu cepat, membuat layanan perpustakaan juga berkembang. Hal ini juga mempengaruhi interaksi / komunikasi antara pustakawan dan penggunanya. Kita perlu mengenal sasaran / pengguna perpustakaan baik yang berkunjung ke perpustakaan secara langsung maupun pengguna perpustakaan yang mengakses informasi melalui internet / fasilitas elektronik.
Media komunikasi yang tersedia harus dikuasai sehingga pustakawan dapat mempromosikan informasi yang tersedia. Pustakawan perlu mengadakan pengkajian tujuan pesan komunikasi agar dapat memberdayakan informasi secara lebih  optimal. Setelah itu perlu menyadari peran komunikator dalam komunikasi, sebagai daya tarik sumber dan kredibilitas sumber.
Interaksi pustakawan pada penggunanya paling kelihatan adalah dalam pelayanan peminjaman buku. Tugas ini sangat berat dan penuh tantangan. Berbagai jenis sifat manusia, budaya, dan latar belakang sosial bersatu, ingin mendapatkan layanan yang terbaik dari pustakawan.
Sekalipun fasilitas yang tersedia di perpustakaan belumlah ideal, pustakawan tidak boleh semakin merendahkan citra perpustakaan yang tidak begitu bagus. Justru dengan interaksi yang menyentuh hati, kita dapat menciptakan citra yang berbeda. Memang harus kerja ekstra keras, tapi itu yang harus kita lakukan bila kita ingin dihargai.



BAB II PEMBAHASAN
A. Pentingnya Komunikasi dalam Perpustakaan
Komunikasi merupakan bagian penting yang mendukung keberadaan suatu organisasi termasuk perpustakaan. Tanpa adanya komunikasi dalam organisasi, maka semua pihak hampir tidak mungkin bekerjasama satu sama lain. Demikian pula, suatu koordinasi tidak mungkin dapat dilakukan tanpa adanya komunikasi. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi sangatlah penting, bukan hanya di lingkungan organisasi saja tetapi di seluruh aspek kehidupan. Tanpa adanya komunikasi akan membuat suatu organisasi menjadi hancur. Selanjutnya kerjasama juga tidak mungkin dilakukan apabila orang tidak ada yang mengkomunikasikan kebutuhan dan perasaannya kepada orang lain. Contohnya, jika sebuah unit perpustakaan yang dikelola tidak dengan mekanisme yang benar, misalnya tidak ada peraturan untuk pengguna, tidak ada sanksi atas pelanggaran, tidak ada pembagian tugas yang tegas antar pegawai, kemudian masing-masing staf bekerja sendiri-sendiri, maka dapat dipastikan bahwa organisasi perpustakaan tersebut tidak akan berjalan dengan baik.
KOMPONEN KOMUNIKASI
1. Komunikator, yaitu pihak yang mengirimkan pesan
2. Pesan, yaitu apa yang akan disampaikan
3. Media, sarana atau saluran pesan itu disampaikan
4. Komunikan, yaitu pihak yang akan menerima pesan
5. Efek, yaitu sikap, tingkah laku yang diinginkan oleh komunikator
JENIS-JENIS PROSES DALAM KOMUNIKASI
1. Proses secara primer
Proses ini secara langsung dilakukan dari satu orang / individu kepada orang lain, disampaikan secara verbal.
2. Proses secara sekunder
Proses ini tidak secara langsung dilakukan. Ada sarana lain yang dibutuhkan untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain.
Tahapan-tahapan proses komunikasi, seperti fact finding, planning, communicating, dan evaluation adalah tahap yang perlu dilaksanakan agar komunikasi dapat efektif.
Bentuknya dapat macam-macam,
1. PERSONAL, bila melibatkan komunikasi antar pribadi.
2. KELOMPOK, bila melibatkan banyak orang di dalam kelompok
3. MASSA, bila komunikasi ini dilakukan melalui media massa yang dapat melibatkan banyak orang secara serempak.
4. MEDIA, bila komunikasi dilakukan dengan menggunakan media / sarana komunikasi, seperti surat, telepon.
Jadi, bila berdasarkan sifatnya, komunikasi dibedakan menjadi komunikasi:
1) Tatap muka,
2) bermedia,
3) verbal, baik secara lisan ataupun tertulis,
4) non-verbal, dengan isyarat, maupun gambar

Bentuk pesan juga bervariasi:
Informatif, bila pesan bersifat keterangan / fakta persuasif, bila pesan berisikan bujukan yang membangkitkan pengertian dan kesadaran manusia instruktif, bila pesan bersifat memaksa atau perintah untuk dikerjakan, dan hubungan manusiawi bila pesan hanya sebatas saling berinteraksi. Sehingga fungsinyapun menjadi beragam, menyampaikan informasi, mendidik, menghibur, mempengaruhi.
Berbagai bentuk komunikasi akan tercipta dalam perpustakaan, misalnya komunikasi formal berdasarkan struktur jabatan(struktural). Sebagai contoh komunikasi antara bawahan dan atasan atau antara pejabat dalam hal kedinasan. Dalam konsep ini umumnya sering terjadi masalah atau hambatan komunikasi, oleh karena itu Henry Fayol dalam Fred Luthan (1981) membuat konsepsi Jembatan Fayol untuk mengatasi hambatan komunikasi formal dalam suatu organisasi.

B. Peningkatan Kemampuan Berkomunikasi
Kemampuan berkomunikasi sangatlah penting dalam pengembangan perpustakaan terutama dalam peningkatan pelayanannya. Oleh karena itu sangat diperlukan peningkatan kemampuan komunikasi bagi seluruh staf perpustakaan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melakukan komunikasi yang efektif. Untuk meningkatkan komunikasi yang efektif ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, yakni peningkatan kemampuan mendengarkan, peningkatan kemampuan berkomunikasi dengan pengguna perpustakaan, peningkatan komunikasi nonverbal, dan melakukan simulasi kemampuan berkomunikasi di perpustakaan.
1. Peningkatan Kemampuan Mendengarkan
Mendengar dengan mendengarkan memiliki perbedaan arti. Mendengar merupakan aktivitas yang bersifat pasif, sedangkan mendengarkan merupakan aktivitas yang bersifat aktif. Kemampuan mendengarkan merupakan kemampuan untuk memahami perasaan, keinginan, dan aspirasi orang lain, baik untuk hubungan ke dalam (komunikasi antar pegawai) maupun ke luar (komunikasi antara pegawai dengan pengguna perpustakaan). Untuk keberhasilannya, setiap petugas perpustakaan harus belajar atau menyiapkan diri mampu mendengarkan ide dan masalah orang lain dengan baik dan tulus. Jadi, akan sangat baik jika semua pegawai perpustakaan memiliki kemampuan mendengarkan, sehingga diharapkan dapat menekan ketidakmampuan mendengarkan secara bijaksana.
Syarat seorang pustakawan mempunyai kemampuan mendengarkan, yakni:
1.       Mampu mengungkapkan keinginan pengguna, terutama dalam pelayanan referensi dan penelusuran informasi.
2.       Mampu memahami pandangan seseorang, tingkah laku, perasaan dan rasa kekhawatiran.
3.       Mampu menyerap informasi sebagai bahan membuat keputusan.
4.       Mampu menangkap umpan balik tentang penampilan diri seseorang.
2. Peningkatan Kemampuan Berkomunikasi dengan Pengguna Perpustakaan
Kemampuan berkomunikasi secara efektif dan efisien bagi petugas perpustakaan sangatlah penting. Berkomunikasi dengan pengguna perpustakaan melibatkan interaksi sosial yang kompleks, baik verbal maupun nonverbal. Misalnya kemampuan mengkomunikasikan bagaimana menelusur informasi dengan menggunakan salah satu program komputer, bisa menemukan lokasi buku yang ada di perpustakaan dengan cepat, dan dapat menggunakan teknologi informasi yang baru. Oleh karena itu, dalam hal ini, seorang pustakawan harus mampu berkomunikasi secara verbal dan nonverbal untuk berkomunikasi seperti ini.
3. Peningkatan Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal sangat penting dalam konteks secara keseluruhan. Diantara komunikasi nonverbal atau bahasa isyarat adalah pandangan mata, anggukan kepala, ekspresi wajah, gerakan tangan, dan cara berpakaian. Perlu dipahami bahwa pandangan mata, senyum, dan anggukan kepala misalnya, dapat membuat komunikasi terasa lebih baik. Demikian pula pembicaraan kita akan terasa lebih akrab dan bermakna apabila dalam berkomunikasi saling tatap muka atau berpandangan. Hubungan antara orang berbicara dan yang mendengarkan akan terasa lebih hangat. Hal ini akan memungkinkan komunikasi kita berlangsung lebih lama. Tetapi sebaliknya, jika kita mencoba berkomunikasi tampa ekspresi wajah, tanpa senyum maka dalam waktu singkat komunikasi kita akan terhenti.
Dalam pengembangan komunikasi nonverbal juga terdapat masalah. Seperti bagaimana pandangan mata dan senyum yang baik itu. Pandangan mata dan senyum yang berlebihan akan mengundang anggapan yang mungkin kurang baik dalam komunikasi. Jadi, perlu adanya keseimbangan atau ketepatan dalam komunikasi nonverbal. Hal ini karena bahasa nonverbal yang berlebihan sama jeleknya dengan bahasa nonverbal yang kurang baik (misalnya kita melayani pengguna dengan cemberut).
4. Melakukan Simulasi Kemampuan Berkomunikasi di Perpustakaan
Seorang pimpinan ataupun staf perpustakaan yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik akan cenderung lebih berhasil dibanding mereka yang lemah dalam berkomunikasinya. Oleh karena itu, untuk pengembangan karier di perpustakaan baik sebagai pimpinan ataupun staf, maka harus dimulai dari pengembangan kemampuan berkomunikasi. Salah satu kegiatan dalam meningkatkan kemampuan komunikasi antar pribadi adalah dengan melakukan simulasi.
Berikut adalah tahapan kegiatan simulasi peningkatan kemampuan berkomunikasi, yakni:
I.        Merumuskan ide-ide kegiatan yang akan dilakukan
Perumusan ide tersebut dapat dilakukan dengan diskusi antar anggota kelompok atau peserta pelatihan, mendengarkan ceramah, mendengarkan rekaman kegiatan tertentu, atau melihat sebuah tayangan film maupun video yang berhubungan dengan keterampilan komunikasi tertentu.

II. Melakukan deskripsi situasi masalah
Pada tahap ini, situasi masalah dijabarkan untuk memberi gambaran kepada peserta kelompok yang akan memerankan seseorang pada kondisi tertentu. Deskripsi situasi masalah ini tidak hanya penting apabila peserta kelompok tersebut terjun ke tempat kerja sebenarnya, agar mereka dapat mengantisipasi situasi apapun yang akan timbul.

III. Melakukan pemberian umpan balik
Interaksi yang dilakukan dalam komunikasi ini diharapkan dapat direkam secara audio-visual. Keuntungannya, kita dapat memutar kembali hasil rekaman tersebut sehingga kita melihat bukti nyata apakah peserta kelompok telah ada kemajuan dari upaya-upaya peningkatan komunikasi.

C. Komunikasi Efektif
Penggunaan psikologi komunikasi ditujukan untuk tercapainya komunikasi yang efektif. Komunikasi adalah kegiatan untuk mencapai kebersamaan makna, sementara manusia yang melakukan komunikasi terdiri dari banyak latar belakang field iasror yang berbeda termasuk latar belakang kejiwaannya. Oleh karena itu mengapa psikologi komunikasi menjadi penting untuk diterapkan dalam berkomunikasi. Yang dimaksudkan dengan Komunikasi efektif menurut Steward L Tubbs dan Sylvia Mossmeliputi :
1.       pengertian: adalah penerimaan yang cermat dari isi stimuli seperti yang dimaksudkan oleh komunikator.
2.       Kesenangan pada dasarnya komunikasi bukan sekedar penyampaian informasi saja dan membentuk adanya saling pengertian, namun komunikasi juga ditujukan untuk mendapatkan kehangatan dalam interaksi dengan informasi atau pesan yang menyenangkan orang lain.
3.       Mempengaruhi sikap : domain utama proses komunikasi sesungguhnya adalah mempengarhi sikap orang lain, untuk dapat mempengaruhi orang lain maka diperlukan suatu pendekatan psikologis berupa emotional appeals, ini ias dilakukan apabila dalam komunikasi melakukan pendekatan psikologis.
4.       Hubungan iasr yg baik : komunikasi ditujukan untuk mencipatakan hubungan iasr yang terbina dengan baik.
5.       Tindakan: mempengaruhi orang lain dapat berhasil apabila orang tersebut melakukan tindakan nyata seperti apa yang di inginkan dan ini merupakan iasror terkahir selain empat item terurai di atas. Tindakan merupakan akumulasi dari Proses komunikasi dan ini memerlukan pengetahuan mekanisme iasr-faktor psikologi yang mempengaruhi tindakan seseorang. 

D. Etika dalam Pelayanan Perpustakaan
ü  INTERAKSI YANG MENYENTUH HATI
1.       Kontribusi pustakawan dalam komunikasi; pustakawan harus menguasai informasi. Bagaimana pengguna ias menghargai kita, bila kita tidak tahu apa-apa.
2.       Kemampuan mendengar; pustakawan harus mampu memahami apa yang dibutuhkan pengguna. Seringkali kita hanya mendengar, tapi kurang mendengarkan, sehingga tidak dapat menangkap makna yang tersirat.
3.       Bagaimana pustakawan hadir di depan pengguna; apa yang dirasakan oleh pengguna setelah berhadapan dengan pustakawan. Pustakawan harus menciptakan kesan yang menyentuh hati.
ü  KETRAMPILAN BERKOMUNIKASI YANG PERLU DITINGKATKAN
1.       Dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan tidak membingungkan
2.       Menciptakan kesan positif
3.       Menciptakan iklim kerja yang baik sehingga mampu meningkatkan citra institusi
ü  PUSTAKAWAN HARUS MEMILIKI
1.       Empati: kemauan untuk mengerti orang lain
2.       Percaya diri
3.       Ketulusan untuk berhubungan dengan orang lain
4.       Keramahan, rasa simpati, dan sikap hormat 
  

BAB III PENUTUP
KESIMPULAN
Perpustakaan sebagai suatu organisasi tidak lepas dengan adanya komunikasi. Komunikasi merupakan prinsip dasar terjadinya aksi dan reaksi dalam kehidupan manusia termasuk dalam berorganisasi seperti di lingkungan perpustakaan. Makin jelas dan efektif berlangsungnya komunikasi makin banyak pula informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu keberadaan perpustakaan sebagai unit informasi membutuhkan bentuk komunikasi yang efektif dan efisien untuk berjalannya organisasi tersebut dengan baik.
Dalam etika layanan perpustakaan, komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Hampir semua aktivitas pelayanan dan kerja di lingkungan perpustakaan yang terjadi dalam keseharian tidak terlepas dari interaksi / komunikasi dalam berbagai cara, baik secara verbal, tulisan, gestural, ataupun bentuk komunikasi lainnya. Namun, ada banyak pengertian atau pemahaman tentang komunikasi itu sendiri, sehingga perlu adanya kesatuan persepsi.
Pelayanan perpustakaan saat ini, tidak terbatas layanan informasi yang secara fisik ada di gedung perpustakaan. Perubahan / perkembangan teknologi yang begitu cepat, membuat layanan perpustakaan juga berkembang. Hal ini juga mempengaruhi interaksi / komunikasi antara pustakawan dan penggunanya. Kita perlu mengenal sasaran / pengguna perpustakaan, baik yang berkunjung ke perpustakaan secara langsung maupun pengguna perpustakaan yang mengakses informasi melalui internet / fasilitas elektronik.
Media komunikasi yang tersedia harus dikuasai, sehingga pustakawan dapat mempromosikan informasi yang tersedia. Pustakawan perlu mengadakan pengkajian tujuan pesan komunikasi, agar dapat memberdayakan informasi secara lebih optimal. Setelah itu perlu menyadari peran komunikator dalam komunikasi, sebagai daya tarik sumber dan kredibilitas sumber.













Oleh Tkka Bancin