PERANAN KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN PERPUSTAKAAN
BAB I PENDAHULUAN
PERANAN
KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Perpustakaan sebagai suatu organisasi tidak
lepas dengan adanya komunikasi. Komunikasi merupakan prinsip dasar terjadinya aksi
dan reaksi dalam kehidupan manusia termasuk dalam berorganisasi seperti di
lingkungan perpustakaan. Makin jelas dan efektif berlangsungnya komunikasi
makin banyak pula informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu keberadaan
perpustakaan sebagai unit informasi membutuhkan bentuk komunikasi yang efektif
dan efisien untuk berjalannya organisasi tersebut dengan baik.
Dalam
etika layanan perpustakaan, komunikasi memegang peranan yang sangat penting.
Hampir semua aktivitas pelayanan dan kerja di lingkungan perpustakaan yang
terjadi dalam keseharian tidak terlepas dari interaksi / komunikasi dalam
berbagai cara baik secara verbal, tulisan, gestural, ataupun bentuk komunikasi
lainnya. Namun, ada banyak pengertian atau pemahaman tentang komunikasi itu
sendiri, sehingga perlu adanya kesatuan persepsi.
Pelayanan perpustakaan saat ini, tidak
terbatas layanan informasi yang secara fisik ada di gedung perpustakaan. Perubahan
/ perkembangan teknologi yang begitu cepat, membuat layanan perpustakaan juga
berkembang. Hal ini juga mempengaruhi interaksi / komunikasi antara pustakawan
dan penggunanya. Kita perlu mengenal sasaran / pengguna perpustakaan baik yang
berkunjung ke perpustakaan secara langsung maupun pengguna perpustakaan yang
mengakses informasi melalui internet / fasilitas elektronik.
Media komunikasi yang tersedia harus dikuasai sehingga
pustakawan dapat mempromosikan informasi yang tersedia. Pustakawan perlu
mengadakan pengkajian tujuan pesan komunikasi agar dapat memberdayakan
informasi secara lebih optimal. Setelah
itu perlu menyadari peran komunikator dalam komunikasi, sebagai daya tarik
sumber dan kredibilitas sumber.
Interaksi pustakawan pada penggunanya paling
kelihatan adalah dalam pelayanan peminjaman buku. Tugas ini sangat berat dan
penuh tantangan. Berbagai jenis sifat manusia, budaya, dan latar belakang
sosial bersatu, ingin mendapatkan layanan yang terbaik dari pustakawan.
Sekalipun fasilitas yang tersedia di
perpustakaan belumlah ideal, pustakawan tidak boleh semakin merendahkan citra
perpustakaan yang tidak begitu bagus. Justru dengan interaksi yang menyentuh
hati, kita dapat menciptakan citra yang berbeda. Memang harus kerja ekstra
keras, tapi itu yang harus kita lakukan bila kita ingin dihargai.
BAB II PEMBAHASAN
A. Pentingnya Komunikasi dalam Perpustakaan
Komunikasi merupakan bagian penting yang
mendukung keberadaan suatu organisasi termasuk perpustakaan. Tanpa adanya
komunikasi dalam organisasi, maka semua pihak hampir tidak mungkin bekerjasama
satu sama lain. Demikian pula, suatu koordinasi tidak mungkin dapat dilakukan
tanpa adanya komunikasi. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi sangatlah
penting, bukan hanya di lingkungan organisasi saja tetapi di seluruh aspek
kehidupan. Tanpa adanya komunikasi akan membuat suatu organisasi menjadi hancur.
Selanjutnya kerjasama juga tidak mungkin dilakukan apabila orang tidak ada yang
mengkomunikasikan kebutuhan dan perasaannya kepada orang lain. Contohnya, jika
sebuah unit perpustakaan yang dikelola tidak dengan mekanisme yang benar,
misalnya tidak ada peraturan untuk pengguna, tidak ada sanksi atas pelanggaran,
tidak ada pembagian tugas yang tegas antar pegawai, kemudian masing-masing staf
bekerja sendiri-sendiri, maka dapat dipastikan bahwa organisasi perpustakaan
tersebut tidak akan berjalan dengan baik.
KOMPONEN KOMUNIKASI
1. Komunikator,
yaitu pihak yang mengirimkan pesan
2. Pesan, yaitu apa yang akan disampaikan
3. Media, sarana atau saluran pesan itu disampaikan
4. Komunikan, yaitu pihak yang akan menerima pesan
5. Efek, yaitu sikap, tingkah laku yang diinginkan oleh komunikator
2. Pesan, yaitu apa yang akan disampaikan
3. Media, sarana atau saluran pesan itu disampaikan
4. Komunikan, yaitu pihak yang akan menerima pesan
5. Efek, yaitu sikap, tingkah laku yang diinginkan oleh komunikator
JENIS-JENIS PROSES DALAM
KOMUNIKASI
1. Proses
secara primer
Proses
ini secara langsung dilakukan dari satu orang / individu kepada orang lain, disampaikan
secara verbal.
2. Proses
secara sekunder
Proses ini tidak secara langsung dilakukan. Ada sarana lain yang
dibutuhkan untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain.
Tahapan-tahapan proses komunikasi, seperti fact finding, planning,
communicating, dan evaluation adalah tahap yang perlu dilaksanakan agar
komunikasi dapat efektif.
Bentuknya
dapat macam-macam,
1. PERSONAL, bila melibatkan komunikasi antar pribadi.
2. KELOMPOK, bila melibatkan banyak orang di dalam kelompok
3.
MASSA, bila komunikasi ini dilakukan melalui media massa yang dapat melibatkan
banyak orang secara serempak.
4.
MEDIA, bila komunikasi dilakukan dengan menggunakan media / sarana komunikasi,
seperti surat, telepon.
Jadi,
bila berdasarkan sifatnya, komunikasi dibedakan menjadi komunikasi:
1) Tatap muka,
2)
bermedia,
3)
verbal, baik secara lisan ataupun tertulis,
4) non-verbal, dengan isyarat, maupun gambar
Bentuk pesan juga bervariasi:
Informatif,
bila pesan bersifat keterangan / fakta persuasif, bila pesan berisikan bujukan
yang membangkitkan pengertian dan kesadaran manusia instruktif, bila pesan
bersifat memaksa atau perintah untuk dikerjakan, dan hubungan manusiawi bila
pesan hanya sebatas saling berinteraksi. Sehingga fungsinyapun menjadi beragam,
menyampaikan informasi, mendidik, menghibur, mempengaruhi.
Berbagai bentuk komunikasi akan tercipta dalam
perpustakaan, misalnya komunikasi formal berdasarkan struktur
jabatan(struktural). Sebagai contoh komunikasi antara bawahan dan atasan atau
antara pejabat dalam hal kedinasan. Dalam konsep ini umumnya sering terjadi
masalah atau hambatan komunikasi, oleh karena itu Henry Fayol dalam Fred
Luthan (1981) membuat konsepsi Jembatan Fayol untuk mengatasi hambatan
komunikasi formal dalam suatu organisasi.
B. Peningkatan Kemampuan Berkomunikasi
Kemampuan berkomunikasi sangatlah penting
dalam pengembangan perpustakaan terutama dalam peningkatan pelayanannya. Oleh
karena itu sangat diperlukan peningkatan kemampuan komunikasi bagi seluruh staf
perpustakaan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melakukan komunikasi
yang efektif. Untuk meningkatkan komunikasi yang efektif ada beberapa
persyaratan yang harus dipenuhi, yakni peningkatan kemampuan mendengarkan,
peningkatan kemampuan berkomunikasi dengan pengguna perpustakaan, peningkatan
komunikasi nonverbal, dan melakukan simulasi kemampuan berkomunikasi di
perpustakaan.
1. Peningkatan Kemampuan Mendengarkan
Mendengar dengan mendengarkan memiliki
perbedaan arti. Mendengar merupakan aktivitas yang bersifat pasif, sedangkan
mendengarkan merupakan aktivitas yang bersifat aktif. Kemampuan mendengarkan
merupakan kemampuan untuk memahami perasaan, keinginan, dan aspirasi orang
lain, baik untuk hubungan ke dalam (komunikasi antar pegawai) maupun ke luar
(komunikasi antara pegawai dengan pengguna perpustakaan). Untuk
keberhasilannya, setiap petugas perpustakaan harus belajar atau menyiapkan diri
mampu mendengarkan ide dan masalah orang lain dengan baik dan tulus. Jadi, akan
sangat baik jika semua pegawai perpustakaan memiliki kemampuan mendengarkan,
sehingga diharapkan dapat menekan ketidakmampuan mendengarkan secara bijaksana.
Syarat seorang pustakawan
mempunyai kemampuan mendengarkan, yakni:
1. Mampu mengungkapkan keinginan pengguna,
terutama dalam pelayanan referensi dan penelusuran informasi.
2. Mampu memahami pandangan seseorang, tingkah
laku, perasaan dan rasa kekhawatiran.
3. Mampu menyerap informasi sebagai bahan membuat
keputusan.
4. Mampu menangkap umpan balik tentang penampilan
diri seseorang.
2. Peningkatan Kemampuan Berkomunikasi dengan Pengguna
Perpustakaan
Kemampuan berkomunikasi secara efektif dan
efisien bagi petugas perpustakaan sangatlah penting. Berkomunikasi dengan
pengguna perpustakaan melibatkan interaksi sosial yang kompleks, baik verbal
maupun nonverbal. Misalnya kemampuan mengkomunikasikan bagaimana menelusur
informasi dengan menggunakan salah satu program komputer, bisa menemukan lokasi
buku yang ada di perpustakaan dengan cepat, dan dapat menggunakan teknologi
informasi yang baru. Oleh karena itu, dalam hal ini, seorang pustakawan harus
mampu berkomunikasi secara verbal dan nonverbal untuk berkomunikasi seperti
ini.
3. Peningkatan Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal sangat penting dalam
konteks secara keseluruhan. Diantara komunikasi nonverbal atau bahasa isyarat
adalah pandangan mata, anggukan kepala, ekspresi wajah, gerakan tangan, dan
cara berpakaian. Perlu dipahami bahwa pandangan mata, senyum, dan anggukan
kepala misalnya, dapat membuat komunikasi terasa lebih baik. Demikian pula
pembicaraan kita akan terasa lebih akrab dan bermakna apabila dalam
berkomunikasi saling tatap muka atau berpandangan. Hubungan antara orang
berbicara dan yang mendengarkan akan terasa lebih hangat. Hal ini akan
memungkinkan komunikasi kita berlangsung lebih lama. Tetapi sebaliknya, jika
kita mencoba berkomunikasi tampa ekspresi wajah, tanpa senyum maka dalam waktu
singkat komunikasi kita akan terhenti.
Dalam pengembangan komunikasi nonverbal juga
terdapat masalah. Seperti bagaimana pandangan mata dan senyum yang baik itu.
Pandangan mata dan senyum yang berlebihan akan mengundang anggapan yang mungkin
kurang baik dalam komunikasi. Jadi, perlu adanya keseimbangan atau ketepatan
dalam komunikasi nonverbal. Hal ini karena bahasa nonverbal yang berlebihan
sama jeleknya dengan bahasa nonverbal yang kurang baik (misalnya kita melayani
pengguna dengan cemberut).
4. Melakukan Simulasi Kemampuan Berkomunikasi di Perpustakaan
Seorang pimpinan ataupun staf perpustakaan
yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik akan cenderung lebih berhasil
dibanding mereka yang lemah dalam berkomunikasinya. Oleh karena itu, untuk
pengembangan karier di perpustakaan baik sebagai pimpinan ataupun staf, maka
harus dimulai dari pengembangan kemampuan berkomunikasi. Salah satu kegiatan
dalam meningkatkan kemampuan komunikasi antar pribadi adalah dengan melakukan
simulasi.
Berikut adalah tahapan kegiatan simulasi peningkatan
kemampuan berkomunikasi, yakni:
I.
Merumuskan
ide-ide kegiatan yang akan dilakukan
Perumusan ide tersebut dapat
dilakukan dengan diskusi antar anggota kelompok atau peserta pelatihan,
mendengarkan ceramah, mendengarkan rekaman kegiatan tertentu, atau melihat
sebuah tayangan film maupun video yang berhubungan dengan keterampilan
komunikasi tertentu.
II. Melakukan deskripsi situasi masalah
Pada tahap ini, situasi masalah
dijabarkan untuk memberi gambaran kepada peserta kelompok yang akan memerankan
seseorang pada kondisi tertentu. Deskripsi situasi masalah ini tidak hanya
penting apabila peserta kelompok tersebut terjun ke tempat kerja sebenarnya,
agar mereka dapat mengantisipasi situasi apapun yang akan timbul.
III. Melakukan pemberian umpan balik
Interaksi yang dilakukan dalam
komunikasi ini diharapkan dapat direkam secara audio-visual. Keuntungannya,
kita dapat memutar kembali hasil rekaman tersebut sehingga kita melihat bukti
nyata apakah peserta kelompok telah ada kemajuan dari upaya-upaya peningkatan
komunikasi.
C. Komunikasi Efektif
Penggunaan psikologi komunikasi
ditujukan untuk tercapainya komunikasi yang
efektif. Komunikasi adalah kegiatan untuk mencapai kebersamaan
makna, sementara manusia yang melakukan komunikasi terdiri dari banyak latar
belakang field
iasror yang berbeda termasuk latar belakang kejiwaannya. Oleh
karena itu mengapa psikologi komunikasi menjadi penting untuk diterapkan dalam
berkomunikasi. Yang dimaksudkan dengan Komunikasi efektif menurut Steward L Tubbs dan Sylvia Mossmeliputi :
1.
pengertian:
adalah penerimaan yang cermat dari isi stimuli seperti yang dimaksudkan oleh
komunikator.
2. Kesenangan pada dasarnya komunikasi bukan
sekedar penyampaian informasi saja dan membentuk adanya saling pengertian,
namun komunikasi juga ditujukan untuk mendapatkan kehangatan dalam interaksi
dengan informasi atau pesan yang menyenangkan orang lain.
3. Mempengaruhi sikap : domain utama proses
komunikasi sesungguhnya adalah mempengarhi sikap orang lain, untuk dapat
mempengaruhi orang lain maka diperlukan suatu pendekatan psikologis berupa emotional
appeals, ini ias dilakukan apabila dalam komunikasi melakukan
pendekatan psikologis.
4. Hubungan iasr yg baik : komunikasi ditujukan
untuk mencipatakan hubungan iasr yang terbina dengan baik.
5. Tindakan: mempengaruhi orang lain dapat
berhasil apabila orang tersebut melakukan tindakan nyata seperti apa yang di
inginkan dan ini merupakan iasror terkahir selain empat item terurai di atas.
Tindakan merupakan akumulasi dari Proses komunikasi dan ini memerlukan
pengetahuan mekanisme iasr-faktor psikologi yang mempengaruhi tindakan
seseorang.
D. Etika dalam Pelayanan
Perpustakaan
ü
INTERAKSI YANG MENYENTUH HATI
1.
Kontribusi pustakawan dalam
komunikasi; pustakawan harus menguasai informasi. Bagaimana pengguna ias
menghargai kita, bila kita tidak tahu apa-apa.
2.
Kemampuan mendengar; pustakawan
harus mampu memahami apa yang dibutuhkan pengguna. Seringkali kita hanya mendengar,
tapi kurang mendengarkan, sehingga tidak dapat menangkap makna yang tersirat.
3.
Bagaimana pustakawan hadir di
depan pengguna; apa yang dirasakan oleh pengguna setelah berhadapan dengan
pustakawan. Pustakawan harus menciptakan kesan yang menyentuh hati.
ü
KETRAMPILAN BERKOMUNIKASI YANG
PERLU DITINGKATKAN
1. Dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan
tidak membingungkan
2. Menciptakan kesan positif
3. Menciptakan iklim kerja yang baik sehingga
mampu meningkatkan citra institusi
ü
PUSTAKAWAN HARUS MEMILIKI
1. Empati: kemauan untuk mengerti orang lain
2. Percaya diri
3. Ketulusan untuk berhubungan dengan orang lain
4. Keramahan, rasa simpati, dan sikap hormat
BAB
III PENUTUP
KESIMPULAN
Perpustakaan sebagai suatu organisasi tidak
lepas dengan adanya komunikasi. Komunikasi merupakan prinsip dasar terjadinya
aksi dan reaksi dalam kehidupan manusia termasuk dalam berorganisasi seperti di
lingkungan perpustakaan. Makin jelas dan efektif berlangsungnya komunikasi
makin banyak pula informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu keberadaan
perpustakaan sebagai unit informasi membutuhkan bentuk komunikasi yang efektif
dan efisien untuk berjalannya organisasi tersebut dengan baik.
Dalam
etika layanan perpustakaan, komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Hampir
semua aktivitas pelayanan dan kerja di lingkungan perpustakaan yang terjadi
dalam keseharian tidak terlepas dari interaksi / komunikasi dalam berbagai
cara, baik secara verbal, tulisan, gestural, ataupun bentuk komunikasi lainnya.
Namun, ada banyak pengertian atau pemahaman tentang komunikasi itu sendiri,
sehingga perlu adanya kesatuan persepsi.
Pelayanan perpustakaan saat ini, tidak
terbatas layanan informasi yang secara fisik ada di gedung perpustakaan. Perubahan
/ perkembangan teknologi yang begitu cepat, membuat layanan perpustakaan juga
berkembang. Hal ini juga mempengaruhi interaksi / komunikasi antara pustakawan
dan penggunanya. Kita perlu mengenal sasaran / pengguna perpustakaan, baik yang
berkunjung ke perpustakaan secara langsung maupun pengguna perpustakaan yang
mengakses informasi melalui internet / fasilitas elektronik.
Media komunikasi yang tersedia harus dikuasai,
sehingga pustakawan dapat mempromosikan informasi yang tersedia. Pustakawan
perlu mengadakan pengkajian tujuan pesan komunikasi, agar dapat memberdayakan
informasi secara lebih optimal. Setelah itu perlu menyadari peran komunikator
dalam komunikasi, sebagai daya tarik sumber dan kredibilitas sumber.
tapi kebnyakan kucini petugas perpustakaan belum menggunakn komunikasi seperti yg diutrakan, malah kebnykn mreka agak galak2 gtu.
BalasHapusmemang benar, krna mreka bkan lah alumni dari perpustakaan malah mreka adalah alumni2 lain yg ditugaskn diperpustakaan tersebt, mka dari itu mreka tdak mampu menggunakan kmonikasi seperti yg tertera di atas
BalasHapusjadi bgaimanalah agar perpustakaan tersebut dapat diharapkan seperti yg anda paparkan diatas?
BalasHapusuntuk itulah saya paparkan diatas agar masyarakat lebih mngetahui bgaiman sebenarnya perpustakaan itu. Upaya yg saya lakyukan adalah memahami pengguna, dan mengsinkronisasi apa yg dinginkan pengguna
Hapusow bgitu, lanjtkanlah. saya sngt mendukung dan tentunya kami sbgai pengguna ingn mendptkn layanan yg baik sebgai mana yg anda paparkn diatas
Hapusterima ksh atas dukungannya. Dan kami jga berharap dari pengguna untuk memnfaatkan koleksi perpustakaan dengn baik serta memahami tata etka yg ada diperpustakaan.
Hapussama2...
Hapus